Wann ist eine Zahnarztpraxis erfolgreich? Wenn die Patientenzahlen steigen, die Umsätze stimmen, oder das Betriebsklima ausgeglichen ist? Meistens entscheiden mehrere Faktoren darüber, ob ein Praxischef seine Ziele erreicht. Denn neben der Berufung als Mediziner erfüllt der Zahnarzt auch unternehmerische Aufgaben, wie Personalführung oder betriebswirtschaftliche Überlegungen. Weil er sich hierbei oft außerhalb seiner „Komfortzone“ bewegt, gilt es, einige Fallstricke zu vermeiden.

Wer digital verwaltet, hat jedoch einen vielseitigen Helfer an seiner Seite, der Misserfolge im Vorfeld erkennt und hilft, diese zu vermeiden. Die Patientensoftware unterstützt den Praxisinhaber und sein Team in sämtlichen Bereichen rund um Themen wie Dokumentation, Praxismarketing oder Personalführung. Eine Investition, die sich lohnt – weil es weniger aufwendig ist, Risiken im Blick zu behalten, als Schäden zu beseitigen.

Erfolgsfaktor Personal

Ein Zahnarzt kann sich dann optimal um seine Patienten kümmern, wenn ihm motivierte Mitarbeiter den Rücken freihalten. Sorgt der Chef also für angenehme Arbeitsbedingungen, kann er am Behandlungsstuhl ebenfalls Bestleistungen bringen. Die Anwenderfreundlichkeit der Verwaltungssoftware spielt dabei eine wichtige Rolle. Je leichter die Eingewöhnungsphase für die Mitarbeiter ist, desto weniger Überzeugungsarbeit muss der Praxischef leisten – zum Beispiel bei der Umstellung auf digitale Verwaltung oder im Falle eines Software-Wechsels. Einführungskurse und eine Service-Hotline mit kompetenten Ansprechpartnern tragen ebenfalls dazu bei, dass das Personal die Software ideal nutzen kann.

Praktisches Aufgabenmanagement

Moderne Software sollte den Zahnarzt auch beim Aufgabenmanagement unterstützen. Im Praxisalltag fällt eine Vielzahl unterschiedlichster Pflichten an. Hilfreich ist es, wenn die Software Möglichkeiten bereitstellt, um Aufgaben zuzuweisen. Ein solcher Eintrag sollte im Programm dann nur in den Bereichen der Betroffenen sichtbar sein. Ein weiteres Beispiel: DS-Win von Dampsoft (Damp) verfügt über die Option, den Mitarbeitern eine allgemeine „To-do-Liste“ im Programm anzuzeigen. Hierbei ist Transparenz ein wichtiger Punkt. Wenn ein Mitarbeiter die Aufgabe erledigt hat, wird sie aus den Listen der anderen im Team automatisch entfernt.

Erfolgsfaktor Wirtschaftlichkeit

Abrechnungsversäumnisse können eine Praxis auf Dauer erheblich schädigen. Softwareanbieter mit Weitblick kooperieren deshalb mit Spezialisten, damit die Kunden von Synergie-Effekten profitieren. Ein Beispiel: Dampsoft hat in Kooperation mit der DAISY Akademie + Verlag den „GOZ Assistenten“ entwickelt, der eine Liveprüfung der Leistungseingabe im DS-Win mit zahlreichen Hilfestellungen und Hinweisen durchführt. Darüber hinaus beinhaltet das Programm eine Wirtschaftlichkeitsanalyse der verwendeten Gebührenfaktoren.

Einfacher Zugang zum Factoring

Eine weitere Quelle für wirtschaftliche Verluste bei der Praxisführung sind Liquiditätsengpässe. Auch in diesem Punkt schaffen Kooperationen zwischen Branchen-Experten kreative Lösungen zugunsten der Software-Anwender. Ein Beispiel dafür ist die Partnerschaft zwischen Dampsoft und der BFS health finance GmbH, die Zahnärzten Dienstleistungen im Bereich „Factoring“ anbietet. Hierbei übernimmt das Factoring-Unternehmen die Rechnungsstellung der Praxis für Privatleistungen – inklusive des Mahnwesens. Der Zahnarzt erhält sein Honorar zu einem festen Termin, spart Zeit und ist finanziell flexibel. BFS und Dampsoft räumen gemeinsamen Kunden die Möglichkeit ein, unmittelbar in der Praxisverwaltungs-Software auf häufig benötigte Funktionen des BFS-Mandantenportals zuzugreifen. Der Vorteil: Wo vorher mehrere Arbeitsschritte auf unterschiedlichen Plattformen nötig waren, um beispielsweise Informationen zu Ankaufsvoranfragen, Bonitätsprüfungen oder Abrechnungsübermittlungen zu erhalten, genügt nun ein Blick innerhalb der Verwaltungssoftware.

Erfolgsfaktor Praxismarketing

Patientenbindung und Außenwirkung sind für die Praxisentwicklung enorm wichtig. Auch in diesem Bereich hat die Zahnarztsoftware jede Menge Potenzial. Digitale Terminplanung spart beispielsweise nicht nur die Zeit des Teams und der Patienten – Funktionen, wie das Online-Terminmanagement von Dampsoft, präsentieren die Praxis außerdem als zeitgemäßen Dienstleister. Nach Vorgabe der Praxis können Patienten vom eigenen Rechner, Tablet oder Smartphone aus Termine suchen, diese buchen, verschieben oder absagen. Auch eine Terminerinnerung per SMS ist auf Wunsch möglich.

Eingabemaske von DS Win-Plus (Foto: Dampsoft)

Individuelle Patientenbetreuung leicht gemacht

Eine außergewöhnliche Option im Sinne einer individuellen Patientenbetreuung liefert die Software DS-Win von Dampsoft. Die Mitarbeiter können Fakten über Patienten in den digitalen Karteikarten hinterlegen, die über die üblichen Daten hinausgehen. Denkbar sind beispielsweise Informationen zum letzten Urlaub, zu anstehenden Prüfungen oder zu Familienfesten, über die Patienten mit den Rezeptionskräften sprechen. Das Praxisteam kann diese Details aufrufen und für eine persönliche Note im nächsten Gespräch mit dem Patienten nutzen. Die Folge: Die Patienten fühlen sich wertgeschätzt und empfehlen die Praxis gerne weiter.

Sichere Basis für den Erfolg

Die digitale Patientenverwaltung minimiert Risiken für Misserfolge in allen relevanten Bereichen der Praxisführung. Dabei dient die Software sowohl als sichere Basis für den Erfolg, als auch als Instrument für kreative Lösungen für den Zahnarzt, um die Praxis weiter zu entwickeln.

Yvonne Haßlinger, Mannheim

Premium Partner des Deutschen Zahnärztetags

Seit 2010 ist das Unternehmen Dampsoft als Premium Partner des Deutschen Zahnärztetags aktiv und besetzt im „Netzwerk der Kompetenzen“ den Kompetenzbereich Praxissoftware. Es steht mit seiner Expertise auch in diesem Jahr den Teilnehmerinnen und Teilnehmern des Wissenschaftlichen Kongresses des Deutschen Zahnärztetags am 9. und 10. November 2018 in Frankfurt (Main) zur Verfügung.

Titelbild: Eingabemaske von DS Win-Plus (Foto: Dampsoft)